documenten (digitaal) handtekenen

theorie

Op veel documenten moeten werkgever en/of werknemer handtekenen. Omwille van corona-maatregelen, telewerk en de algemene digitalisering is het soms makkelijker om digitaal te tekenen in plaats van met inkt.

In de 1ste plaats spreken we over arbeidsovereenkomsten. Dit kan absoluut mondeling, maar dan wordt wel geacht dat dit een voltijds contract betreft van onbepaalde duur wat mogelijks niet de lading dekt. Daarenboven is een schriftelijk contract veel gedetailleerder dan een mondeling. Dus raden wij uiteraard schriftelijke arbeidsovereenkomsten aan. Daarnaast spreken we over aanhangsels (aan arbeidsovereenkomsten), policy’s, opmerkingenregisters en dergelijke. Dit moet allemaal schriftelijk zijn.

Een alternatief voor de handtekening met inkt, is een digitale handtekening. Maar dit is op zich een ruim begrip.

De enige elektronische handtekening die rechtsgeldig overeenstemt met de handgeschreven handtekening is deze die wordt gecreëerd door de elektronische identiteitskaart (eID). Indien de elektronische drager het toelaat, kan het ook via een ander systeem van gekwalificeerde elektronische handtekening (zoals Itsme). Dit zijn zogenaamde gekwalificeerde digitale handtekeningen.

U kunt ook niet-gekwalificeerde handtekeningen gebruiken (vb. een afbeelding van uw handtekening in het document plakken, met een touchpad/touchscreen ‘tekenen’ en dergelijke). Deze zijn niet van nature gelijkgesteld met een schriftelijke handtekening (met inkt dus). De werkgever moet dan bij betwisting aantonen dat de handtekening de identiteit van de partijen verzekert, hun instemming met de inhoud van de overeenkomst verzekert en de integriteit van de overeenkomst verzekert.

Praktijk

CMS maakt documenten op in Word. Dit doen we in de 1ste plaats zodat de werkgever mogelijks nog zaken kan aanpassen/aanvullen vooraleer te handtekenen. Daarnaast voorzien we een ‘handtekeningregel’. U hebt de keuze om dit enkel te gebruiken om een handtekening met inkt te plaatsen. Echter kunt u ook digitaal handtekenen (via de rechtermuisknop –> ondertekenen). U typt of schrijft uw naam of u plakt een afbeelding. U kunt nog desgewenst details toevoegen en onderaan kunt u dan via eID handtekenen.

Let op: elke wijziging aan het document na gehandtekend te hebben, maakt de handtekening ‘ongeldig’!

Microsoft Office-handtekeningregel...

U hoeft niet verplicht te werken met de handtekeningenregel in Word. Andere (moderne) tekstverwerkers bieden dit misschien ook aan (vb. e-ID-handtekening via ‘certificates’ in Adobe Acrobat).