‘Kosten eigen aan de werkgever’ (afgekort KEW) zijn kosten die in een oorzakelijk verband staan met de uitvoering en/of het bestaan van de arbeidsovereenkomst. De werknemer zou m.a.w. deze kosten niet gemaakt hebben moest hij geen arbeidsovereenkomst hebben.
voorbeelden zijn: parking, carwash, maaltijden onder de baan, representabel voorkomen, dienstverplaatsingen, professioneel gebruik van privétoestellen, thuiswerkvergoedingen, … .
Zulke gemaakte kosten door de werknemer moeten dus door de werkgever worden terugbetaald. Dit gebeurt door ofwel de terugbetaling van de werkelijke kosten (de ‘bonnekes’) ofwel de terugbetaling van de zogenaamde forfaitaire kosten.
Wanneer de forfaitaire kosten vastgesteld zijn volgens ‘ernstige normen’, betekent dit dat de overheden deze bedragen toekent aan hun ambtenaren, de privésector mag deze bedragen overnemen.
Als het dus niet volgens deze ‘ernstige normen’ zijn vastgesteld, ligt de verantwoordelijkheid van de bepaling van deze forfaitaire bedragen bij de werkgever die dus geacht worden de gemaakte kosten te dekken.
Dit forfait bedrag benadert dan best het gemiddelde van kosten die men gedurende een bepaalde referteperiode gemaakt heeft. Hiervan kan ook best een dossier bijgehouden worden.